Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine Person oder Position, die dafür verantwortlich ist, dass eine Organisation die Datenschutzgesetze und -vorschriften einhält.
In Deutschland verpflichten das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bestimmte Organisationen, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen, der den Schutz personenbezogener Daten überwacht.
Die Rolle des Datenschutzbeauftragten umfasst in der Regel die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzgesetze durch die Organisation, die Beratung und Schulung der Mitarbeiter und die Zusammenarbeit mit externen Datenschutzbehörden. Er ist auch dafür verantwortlich, dass die Organisation über angemessene Richtlinien und Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten verfügt, und er führt regelmäßige Audits und Risikobewertungen durch, um potenzielle Schwachstellen zu ermitteln und zu beseitigen. Der Datenschutzbeauftragte ist unabhängig und untersteht direkt der höchsten Führungsebene der Organisation. Er/sie darf keine Weisungen bezüglich der Ausübung seiner/ihrer Aufgaben erhalten und hat das Recht auf Zugang zu allen Informationen, die er/sie zur Erfüllung seiner/ihrer Aufgaben benötigt.
Die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten ist für bestimmte Organisationen obligatorisch, z. B. für Organisationen, die große Mengen personenbezogener Daten verarbeiten, oder für Organisationen, die bestimmte Arten von Datenverarbeitungstätigkeiten durchführen, wie z. B. Videoüberwachung oder die Verwendung von Cookies.
Zu den wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Datenschutzbeauftragten gehören:
- Überwachung der Einhaltung der Datenschutzgesetze und -vorschriften in der Organisation.
- Beratung und Schulung des Personals in Fragen des Datenschutzes und bewährter Verfahren.
- Zusammenarbeit mit externen Datenschutzbehörden und Bereitstellung von Informationen und Berichten nach Bedarf.
- Sicherstellung, dass die Organisation über angemessene Richtlinien und Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten verfügt, sowie deren regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung bei Bedarf.
- Durchführung regelmäßiger Audits und Risikobewertungen, um potenzielle Schwachstellen zu ermitteln und zu beseitigen.
- Beratung und Unterstützung des Managements der Organisation in datenschutzrelevanten Fragen.
- Beratung zu Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIAs)
- Hauptansprechpartner für Personen sein, die Fragen oder Bedenken bezüglich des Umgangs der Organisation mit ihren personenbezogenen Daten haben.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Datenschutzbeauftragte unabhängig ist und eine direkte Berichtslinie zur höchsten Führungsebene der Organisation hat. Er/sie darf keine Weisungen bezüglich der Ausübung seiner/ihrer Aufgaben erhalten und hat das Recht auf Zugang zu allen Informationen, die er/sie zur Erfüllung seiner/ihrer Aufgaben benötigt.
Eine Organisation kann sich aus mehreren Gründen für die Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten entscheiden:
Fachwissen und Unabhängigkeit:
Ein externer Datenschutzbeauftragter verfügt wahrscheinlich über ein höheres Maß an Fachwissen und Erfahrung in Bezug auf Datenschutzgesetze und -vorschriften und kann eine unabhängige Perspektive auf die Datenschutzpraktiken des Unternehmens bieten.
Kostengünstige Lösung:
Die Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten kann kostengünstiger sein als die Einstellung eines internen Vollzeitmitarbeiters, insbesondere für kleinere Organisationen.
Flexibel:
Ein externer Datenschutzbeauftragter kann auf Projektbasis eingesetzt werden, was für Organisationen von Vorteil sein kann, die bestimmte datenschutzbezogene Aufgaben oder Projekte durchführen müssen, aber nicht über die Ressourcen verfügen, um einen internen Vollzeitmitarbeiter einzustellen.
Vermeidung von Interessenkonflikten:
Ein externer Datenschutzbeauftragter kann potenzielle Interessenkonflikte vermeiden, die bei der Ernennung eines Unternehmensmitarbeiters zum Datenschutzbeauftragten auftreten können. So könnte ein interner Datenschutzbeauftragter in ein Dilemma geraten, wenn er der Geschäftsleitung oder der Aufsichtsbehörde einen Verstoß meldet.
Zugang zu einem breiteren Spektrum an Fachwissen:
Externe DSB können Fachwissen aus verschiedenen Bereichen und Branchen einbringen und der Organisation ein breiteres Spektrum an Fachwissen und Kenntnissen zur Verfügung stellen.
Es ist wichtig zu beachten, dass ein Datenschutzbeauftragter – ob intern oder extern – unabhängig sein und über das notwendige Fachwissen und die Ressourcen zur Erfüllung seiner Aufgaben verfügen muss.
Bleiben Sie informiert und geschützt – Wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten, wenn Sie Hilfe bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen benötigen
Patrick Upmann