Datenschutz – Ab dem kommenden Schuljahr ist die Nutzung von MS 365 an Schulen zu beenden 
Datenschutz – Ab dem kommenden Schuljahr ist die Nutzung von MS 365 an Schulen zu beenden 

Datenschutz – Ab dem kommenden Schuljahr ist die Nutzung von MS 365 an Schulen zu beenden 

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Datenschutz – LfDI erwartet von Schulen, dass sie Schüler_innen bis zu den Sommerferien 2022 Alternativen zum Cloud-Dienst MS 365 für den Schulbetrieb anbieten 

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Dr. Stefan Brink wird in Kürze auf ihm bekannte Schulen zugehen, die den Cloud-Dienst Microsoft 365 (MS 365) oder MS Teams vom Anbieter Microsoft verwenden, sie über seine rechtliche Bewertung zur Nutzung dieses Online-Dienstes informieren und um einen verbindlichen Zeitplan für den Umstieg auf Alternativen bitten. Als Überbrückung bis zu den Sommerferien 2022 erwartet der Landesbeauftragte, dass Lehrer_innen und Schüler_innen Alternativen angeboten werden.

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Der Landesbeauftragte wird auf rund 40 Schulen zugehen und individuell den jeweiligen konkreten Einzelfall betrachten. Bei der Suche nach Alternativen berät der Landesbeauftragte die Schulen nicht nur, sondern wirkt gemeinsam mit dem Kultusministerium darauf hin, dass sie ihren Bedürfnissen entsprechend Alternativen nutzen können.

Der LfDI begleitete und beriet zuvor das Kultusministerium Baden-Württemberg über einen langen Zeitraum in einem intensiven und – 2 – 

umfangreichen Verfahren zum eventuellen Einsatz von MS 365 an Schulen. Für einen Pilotbetrieb zwischen Herbst 2020 und Frühling 2021 wurde vom Kultusministerium in Zusammenarbeit mit den beteiligten Dienstleistern und hochrangigen Vertretern von Microsoft eine funktionell eingeschränkte und möglichst datenschutzkonforme Konfiguration von MS 365 gewählt.

Datenschutzrechtlich besonders bedenkliche Funktionen von MS 365 waren abgeschaltet beziehungsweise wurden soweit möglich deaktiviert, wie beispielsweise die Erfassung von Telemetrie- und Diagnosedaten. Weiterhin wurden zusätzliche Sicherheitsfunktionen implementiert und Accounts nur für Lehrkräfte vergeben, nicht jedoch für Schüler_innen.

Im April 2021 informierte der LfDI das Kultusministerium über die datenschutzrechtliche Bewertung dieses Pilotprojekts und empfahl, aufgrund hoher datenschutzrechtlicher Risiken von der Nutzung der geprüften Version von MS 365 an Schulen abzusehen und alternative Lösungen zu fördern. Es gelang beim Pilotprojekt trotz intensiver Prüfung und Zusammenarbeit mit den Beteiligten nicht, eine datenschutzkonforme Lösung zu finden. Das Kultusministerium kündigte anschließend an, künftig auf eine datenschutzkonforme digitale Bildungsplattform zu setzen.

Die Stellungnahme des LfDI und die Ergebnisse der Prüfung stehen seit längerem öffentlich zur Verfügung. Diese und weitere Informationen zum Pilotprojekt und die Einführung einer datenschutzkonformen digitalen Bildungsplattform sind öffentlich zugänglich (z.B. über https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/empfehlung-lfdi-online/, weitere Informationen und eine Zusammenfassung unter https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/ms-365-schulen-hinweise-weiteres-vorgehen).

Der Landesbeauftragte weist darauf hin, dass inzwischen auch alternative digitale Tools angeboten werden, die über einen längeren Zeitraum bereits vielfach genutzt wurden und auch weiterhin erfolgreich genutzt werden: Als Lernmanagementsystem können etwa Moodle oder itslearning, welche den Schulen vom Ministerium ohne weitere Kosten angeboten werden, verwendet werden. Die Einbindung des Web– 3 – 

Konferenzsystems BigBlueButton ist jeweils integriert, so dass auch Videokonferenzen durchgeführt werden können.

Schulen, die der Ansicht sind, dass ihr Einsatz und ihre Konfiguration von MS 365 den rechtlichen Anforderungen genügt und die den Cloud-Dienst weiter nutzen möchten, müssen nun begründen, wie sie den datenschutzkonformen Betrieb sicherstellen und dies entsprechend ihrer Rechenschaftspflicht nach Artikel 5 Absatz 2 Datenschutz- Grundverordnung eindeutig nachweisen wollen.

Weitere Informationen

Auf dem Internetangebot des LfDI stehen umfangreiche Hinweise zur Nutzung von Microsoft 365 durch Schulen zur Verfügung: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/ms-365-schulen-hinweise-weiteres-vorgehen

Microsoft 365 (MS 365, früher: Office 365) ist ein Online- bzw. Cloud- Dienst des Anbieters Microsoft. Damit werden Dokumente, Bilder und andere Dateien grundsätzlich Online auf Computern des Anbieters gespeichert sowie E-Mails von diesem verwaltet, empfangen und gesendet. In der vom Landesbeauftragten im Rahmen eines Pilotprojektes geprüften speziell konfigurierten Version von MS 365 für den Schulbetrieb in Baden-Württemberg konnte kein datenschutzkonformer Betrieb sichergestellt werden.

Quelle: LFDI

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